ADRESSENBURO.NL

ADRESSENBURO

Het plan
Wat wilt u bereiken? En Hoe? Afhankelijk van uw doelstelling(en) komt u tot de beste aanpak. Daarna legt u de datum van verzending vast. U gaat zorgvuldig na of er geen tegenwerkende factoren in het spel kunnen zijn, zoals seizoensinvloeden of feestdagen. Vervolgens maakt u een planning voor de productie van uw mailing. U start bij de verzenddatum van uw mailing en rekent dan terug. Overleg met derden als u hen bij de productie moet inschakelen. Dat verzekert u van hun medewerking. Bovendien kunt u op die manier een aantal waardevolle tips opdoen.

2. De doelgroep
Vraag u af wat uw doelgroep is. Vaak geeft de samenstelling van uw bestand daarin al een redelijk goed inzicht. Met moderne computersystemen en -toepassingen kunt u zeer nauwkeurige selecties laten maken. U kunt ook een beroep doen op organisaties die zich volledig hebben toegelegd op de analyse van adressenbestanden. Zij geven u tevens inzicht in de samenstelling van uw eigen bestand. Bovendien kunt u bij hen professioneel advies inwinnen over het huren van adressen uit de juiste doelgroep bij een zogenaamde listbroker (een tussenpersoon bij aanbieders van en vragers naar adressenbestanden).

3. Het budget
U werkt natuurlijk op basis van een budget. Staat dit van tevoren onwrikbaar vast? Bekijk dan of uw beschikbare financiële middelen in verhouding staan tot uw geplande actie. U kunt ook andersom te werk gaan. U gaat uit van een optimale actie-opzet en in overleg met uw leveranciers stelt u een begroting op. Vaak blijkt het aldus verkregen totaalbedrag wel mee te vallen. Ga alle kostenelementen zorgvuldig na: tekst, vormgeving, beeld, zetwerk, werktekeningen, drukwerk, adressenlevering, adressering, prepostale verwerking, portokosten en responsverwerking.

4. Het testen
‘Op goed geluk’ blijkt in direct marketing vaak tot ‘ongeluk’ te leiden. Dus gaat u eerst testen. Bijvoorbeeld om er achter te komen in welke oplage u uw mailing moet versturen om de benodigde respons te krijgen. Ook kunt u doelgroepen, de samenstelling van het optimale aanbod en de juiste benadering testen. Steeds onderzoekt u één variabele in vergelijking met een controlegroep. In het business-to-business traject is het testen vaak minder zinvol, omdat de oplage van de mailing veelal te laag is.

5. De logistiek
Na het voorbereidende traject gaat u exact alle onderdelen van de mailing bepalen. U kiest de envelop, banderol, koker of doos, de brief en een bijlage zoals een folder, eventuele gimmick en de response-onderdelen zoals antwoordkaart, -formulier of -envelop, en u gaat alles nader bekijken. Moet de envelop speciaal worden aangemaakt of kiest u een standaardformaat? Een venster heeft alleen zin waaneer één van de onderdelen van de mailing (b.v. de brief of de antwoordkaart) als adresdrager fungeert. Neem een envelop van de juiste afmetingen. Het formaat mag niet te krap zijn, maar ook niet te ruim want dan kan de inhoud gaan schuiven. Natuurlijk moet de papiersoort sterk genoeg zijn om de gehele mailing netjes over te brengen. Als u er een nieuwsgierigheid opwekkende tekstregel op drukt (eventueel in combinatie met een illustratie of foto), levert u dat aantoonbaar meer geopende enveloppen op.
Maak vervolgens dummy’s (realistische modellen) en controleer of ze bij en in elkaar passen. Dit is heel belangrijk om fouten te voorkomen. Op die manier ontdekt u meteen dat bijvoorbeeld het adres op de brief links staat en het adresvenster van de envelop juist aan de rechterkant zit. Heus, het zou niet de eerste maal zijn!
Een dummy van de juiste papiersoorten gemaakt is eveneens uitermate geschikt om het totaalgewicht van uw mailing te bepalen. Vaak kan een kleine besparing, bijvoorbeeld op het papiergewicht van de folder, tot gevolg hebben dat uw mailing in een lagere tariefklasse van de PTT valt. De besparingen vallen uiteraard groter uit naarmate de oplage van uw mailing hoger is.

6. De vorm
Een mailing is niet denkbaar zonder brief. Met dat onderdeel kunt u uw mailing een persoonlijk karakter geven. In veel gevallen wordt er nog een folder of andere bijlage toegevoegd. Voorkom dat vouwlijnen door essentiële beeld- en tekstgedeelten lopen. Denk er bovendien aan dat alleen bepaalde vouwwijzen zich lenen voor (kostenbesparende) machinale verwerking.


7. De gimmick
Iedereen kent de brief met een opgeplakt kwartje, autosleuteltje, zakje bloemzaad of een andere gimmick om meer aandacht te krijgen. Het is altijd het overwegen waard om zo’n extraatje toe te voegen. Voorwaarde is dat uw gimmick functioneel is en overeenkomstig het niveau van uw boodschap. Een van de laatste nieuwe gimmicks is de zogenaamde scent strip. U kunt daarmee uw lezer een bepaalde geur laten ruiken. Bruikbaar voor het aanprijzen van parfums, cosmetica, bloemen en dergelijke.


8. De respons
Respons, daar is ’t u allemaal om te doen. Maak het de ontvanger daarom zo gemakkelijk mogelijk om te reageren. Het invullen van de antwoordkaart wordt een stuk gemakkelijker als uw lezer alleen maar hokjes hoeft aan te kruisen. Een belangrijke stap verder is om de volledige adresgegevens van de prospect al op de antwoordkaart aan te brengen. Bij het gebruik van een antwoordnummer kan zelfs de postzegel geen drempel meer vormen om te reageren.
Allemaal zaken waarmee u rekening houdt als het u vooral om de kwantiteit van de respons gaat, zoals bijvoorbeeld bij een 2-staps mailing. Streeft u daarentegen naar kwalitatieve respons, dan maakt u andersom van deze elementen gebruik. Als u juist drempels inbouwt, zal de respons in kwantiteit weliswaar teruglopen, maar tegelijkertijd in kwaliteit toenemen. Het is dus maar net welke doelstellingen u met uw mailing hebt. Tot slot controleert u met de drukker alle werktekeningen zeer zorgvuldig. Er kan heel wat misgaan. En één foutje kan u handenvol geld kosten!


9. Het adres - adressenbureau
U kunt mailen op uw eigen bestand of adressen huren of kopen. Uw eigen bestand is natuurlijk aantrekkelijker. U benadert dan immers mensen die in principe bereid zijn met u zaken te doen. Bovendien hoeft u dan geen dure adressen aan te schaffen en: denk eraan dat u gehuurde adressen maar éénmaal mag gebruiken.
Let op de volgende zaken als u adressen gaat huren:

Stemmen de adressen overeen met uw doelgroep?
Zijn ze voorzien van de namen van contactpersonen?
Hoe krijgt u de adressen aangeleverd: op tape, diskette, op een lijst of op andere wijze?
Controleer, als u de productie van uw mailing uitbesteedt, of het mailingbureau de gehuurde adressen kan verwerken.
Probeer uit te vinden hoe het adressenburo de verhuurde bestanden onderhoudt. Bij een goed adressenbureau zal het aantal retouren minimaal zijn.


10. De bewerking
Bij uitbesteding van uw mailingproductie is het altijd raadzaam een zogenaamde print-out te vragen van een gedeelte van het gehuurde adressenbestand. Aan de hand daarvan kan het mailingbureau beoordelen of het de aangeleverde adressen kan verwerken. Op die manier komt u niet plotseling voor allerlei onverwachte problemen te staan, die uw planning in gevaar kunnen brengen. Laat adressenbestanden ‘ontdubbelen’. Daardoor voorkomt u dat één en dezelfde geadresseerde meerdere exemplaren van uw mailing ontvangt.


11. De ontdubbeling
Gecombineerd mailen is natuurlijk ook mogelijk. U gebruikt dan gedeeltelijk uw eigen en deels een vreemd bestand. Ontdubbelen is dan zeker aan te bevelen. Als één persoon twee of meer mailings van u ontvangt, wekt dat een verkeerde indruk. De kans op irritatie is groot. Bovendien leidt die verspilling in de testfase ook nog eens tot onbetrouwbare testresultaten.


12. De productie
De productie van uw mailing zelf verzorgen of uitbesteden. Dat is altijd weer een interessante afweging. Bij kleine oplagen zijn snelheid en flexibiliteit de belangrijkste voordelen van productie in eigen beheer. Bij grote oplagen kunt u waarschijnlijk beter ‘buiten de deur’ gaan. U profiteert dan van gespecialiseerde kennis en alles wordt efficiënt met de juiste apparatuur geproduceerd.
Kiest u een goed bureau, dan bent u net zo zeker van korte levertijden en een grote mate van flexibiliteit. De kosten zijn natuurlijk van doorslaggevende betekenis. Een vergelijking kan soms verrassende resultaten geven, want de kosten van productie in eigen beheer, tenminste als u alle kosten reëel op een rijtje zet, kunnen behoorlijk oplopen!


13. De afwerking
De afwerking van uw mailing is altijd weer een flinke klus. Vouwen, het bijvoegen van folders, gimmicks, insteken in enveloppen, frankeren, noem maar op. Ook hier verdient uitbesteden in veel gevallen de voorkeur. Vergeet niet dat voor het handmatig insteken van tweeduizend mailings toch gauw zo’n twee tot drie mandagen nodig zijn!


14. Het sorteren
Bij oplagen van meer dan vijfhonderd exemplaren is het aantrekkelijk uw mailing postaal te zorgen. Door uw mailings op postcode gesorteerd aan te leveren, kunt u van de PTT een korting tot wel 40% krijgen per gemaild exemplaar. Meestal is het raadzaam een ‘Port betaald’ stempel op de envelop te laten drukken. Maak hierover duidelijke afspraken met de PTT. Uw contactpersoon daar is de Chef Partijenpost van de afdeling Commerciële Zaken van het district waar uw bedrijf of instelling is gevestigd. Gebruik bij voorkeur een envelop met een zogenaamde moderne drukwerksluiting. Die is gesloten en valt toch onder het drukwerktarief.
Houdt u rekening met een toeslag van 4 cent per mailingstuk als u brieven verstuurt die op een laserprinter zijn gemaakt. Omdat zo’n printer variabele briefteksten kan aanbrengen, beschouwt de PTT deze brieven niet als drukwerk, waardoor ze in een hoger tarief vallen.


15. De analyse
Gecodeerde antwoordkaarten of formulieren kunnen u waardevolle informatie opleveren. Bijvoorbeeld hoe de respondenten geografisch zijn verspreid. De resultaten worden weer gebruikt om de waarde en de kwaliteit van uw bestanden te verhogen en om het aantal selectiecriteria te verruimen, zodat u uw markt nog gerichter en efficiënter kunt benaderen. Op deze wijze leert u van uw resultaten. Ook van negatieve respons. Dat is belangrijk, want succesvolle direct marketing is een groeiproces.
Een andere belangrijke voorwaarde voor dat succes is een snelle reactie op respons. Al te vaak komt het nog voor dat uiterst traag of in het geheel niet wordt gereageerd. Soms zelfs met een onpersoonlijk drukwerkje. Geen enkele aanbieder kan het zich veroorloven zo onzorgvuldig met potentiële relaties om te gaan. Doe ook zelf wat u in uw mailing hebt gevraagd: reageer snel, liefst binnen drie dagen, en bovendien accuraat en persoonlijk.


16. De retouren
Al is een adressenbestand nog zo up-to-date, er zijn altijd retouren door pas verhuisde geadresseerden of door verkeerd bezorgde mailings. Spreek van tevoren met uw adressenleverancier af wat er met de retouren moet gebeuren. Aan de hand van de retouren kan men de bestanden gemakkelijk en goedkoop updaten. Hebt u op eigen bestanden gemaild, vergeet dan niet alle retouren meteen te laten verwerken.

17. Het resultaat
Wat heeft het allemaal opgeleverd? Na elke direct mail-actie stelt u zich die vraag, zodra u voldoende inzicht hebt in de respons en de daaruit voortvloeiende nieuwe contacten. Maak, indien enigszins mogelijk, op basis hiervan een nacalculatie. Een goede analyse kan u een schat aan informatie opleveren, vooral als u slim gebruikmaakt van testmogelijkheden. Daarnaast zijn de responscijfers van uw acties van wezenlijke betekenis om ook in de toekomst hoger te scoren. Goede repsons-analysers, verwerkt in uw bestanden, maken immers een meer selectieve en dus efficiëntere marktbenadering mogelijk.

Deze domeinnaam kopen of huren? geef hier uw bod